働き方改革の一環として、オフィスに出社せず在宅やコワーキングスペースで働くリモートワーク制度や、オフィス勤務でも座席が固定ではないフリーアドレス制度など、さまざまな制度が企業に導入されつつあります。
サイボウズでも、オフィス以外で働くメンバーがいたり、営業など席を外すことの多いメンバーはフリーアドレス制を利用して「フリー席」と呼ばれる席で働いています。

そうした場合、気になるのは、チームメンバーが「今日は、オフィスorリモートで働いているのか」「オフィスのどこで働いているのか？」です。

この記事では、Garoonの在席情報とkintoneを使って、自分の働き方を自動で共有するカスタマイズを紹介します。

kintoneの「働き方」アプリに登録されているレコードから、その日（曜日）の働き方をGaroonの在席情報の「ステータス」に自動で反映します。

• 「会社」で働く場合は、固定席かフリー席かを表示します。
  • kintoneアプリの「座席番号（固定席の場合のみ）」フィールドに値が入っている場合は、[ステータス]が「固定席」、入っていない場合は「フリー席」と表示します。
  • 「固定席」と表示する場合は、在席情報の[メモ]に、「座席番号（固定席の場合のみ）」フィールドの値を表示します。

Google Apps Scriptに登録したスクリプトを1日1回実行し、次のことを行います。
このスクリプトでは、Google Apps Scriptでログイン情報を設定したcybozu.comユーザーのGaroon在席情報のみを更新します。

• kintoneの「働き方アプリ」からログイン名をキーに、働き方レコードを取得します。
• 取得したレコードを使って、曜日をキーにその日の働き方をGaroon在席情報に反映します。

• kintoneおよびGaroonを利用できるアカウント
• Googleアカウント（Google Apps Scriptを利用するため）

Garoonの在席情報のステータスを追加します（参照： 在席確認：ステータスを追加する ）

1. ヘッダーのユーザー名をクリックし、[個人設定]をクリックします。
2. [各アプリケーションの管理]タブを選択します。
3. [在席確認]を選択肢、[ステータスの設定]をクリックします。
4. 「ステータスの設定」画面で、1行ずつ「固定席」「フリー席」「自宅」「コワーキングスペース」を入力します。
   入力後、[設定する]ボタンをクリックして保存します。
   

   

注意事項：
このカスタマイズを利用する際は、ステータスの自動設定を無効にしてください。
ステータスの自動設定が有効な場合、1日の最初にGaroonへログインしたとき、「ステータス」は自動で「在席」に上書きされます。
ステータスの自動設定については、 在席確認：ステータスの自動設定を利用する を参照してください。

「社員名簿」アプリと「働き方」アプリを作成します。

社員名簿

1. アプリストア の「 社員名簿 」アプリをもとに作成します（参考： アプリストアからアプリを追加する ）
2. アプリの設定画面から、「ログイン名」フィールドを追加します。

   フィールド名	フィールドタイプ	フィールドコード	備考
   ログイン名	文字列（1行）	loginName	「必須項目にする」にチェックします

働き方アプリ

1. 「はじめから作成」で、アプリを新規に追加します。（参考： アプリをはじめから作成する ）

2. 次のようにフィールドを追加します。
   

   

   フィールド名	フィールドタイプ	フィールドコード	備考
   社員番号	ルックアップ	employeeNumber	「必須項目にする」にチェックします 関連付けるアプリ：社員名簿 コピー元のフィールド：社員番号 その他のフィールドのコピー： 社員名簿の「氏名」→「氏名」 社員名簿の「ログイン名」→「ログイン名」
   ログイン名	文字列（1行）	loginName	「必須項目にする」にチェックします
   氏名	文字列（1行）	name
   座席番号（固定席の場合のみ）	文字列（1行）	seat
   テーブル	ー	Table

   テーブルの内容は次のように設定します。

   フィールド名	フィールドタイプ	フィールドコード	備考
   曜日	チェックボックス	week	「必須項目にする」にチェックします 以下の項目を追加します 月 火 水 木 金 並び：横
   場所	ドロップダウン	location	「必須項目にする」にチェックします 勤務場所については、今回は以下の項目を追加します。 会社 自宅 コワーキングスペース

kintoneの「働き方」アプリに登録されたレコードを使ってGaroonの在席情報を更新するスクリプトを適用します。
スクリプトを定期実行（1日1回）するよう、トリガーも設定します。

1. Google App Script を開き（要Googleログイン）、[新規スクリプト]ボタンをクリックします。
   

   

2. エディタ部分に 後述のサンプルコード を貼り付けます。
   

   

3. [ファイル]メニューから、[保存]を選択し、保存します。
   適当なプロジェクト名（ここでは「grkin-workstyle」としました）を入力し、[OK]ボタンをクリックします。
   

   

4. スクリプトのプロパティを使って、cybozu.com環境やユーザー名・パスワードを設定します。
   [ファイル]メニューから、[プロジェクトのプロパティ]を選択します。
   [プロジェクトのプロパティダイアログ]が表示されるので、[スクリプトのプロパティ]タブを選択します。

5. [行を追加]リンクをクリックし、次のプロパティを入力します。
   

   

   プロパティ	値
   SUBDOMAIN	cybozu.com環境のサブドメインを入力します 「xxxxx.cybozu.com」のxxxの部分です
   USERNAME	cybozu.com環境にログインするユーザー名を入力します
   PASSWORD	cybozu.com環境にログインするパスワードを入力します
   WORKSTYLE_APP_ID	働き方アプリのアプリIDを入力します

   3つすべて入力したら、[保存]ボタンをクリックします。
   

   

6. スクリプトの実行タイミングを設定します。
   [編集]メニューから、[現在のプロジェクトのトリガー]を選択します。

7. [トリガーを追加]ボタンをクリックします。
   

   

8. 次のように設定し、[保存]ボタンをクリックします。

   項目	値
   実行する関数を選択	「main」を選択します
   実行するデプロイを選択	「HEAD」を選択します
   イベントのソースを選択	「時間主導型」を選択します
   時間ベースのトリガーのタイプを選択	「日付ベースのタイマー」を選択します
   時刻を選択	スクリプトを実行したい時間帯を選択します。 ここでは「午前7時〜8時」を選択します。

   トリガーが追加されます。
   

   

設定は以上です。
「午前7時〜8時」にトリガーを設定したので、毎日午前7時〜8時の間にスクリプトが1回実行されます。

1. kintoneの「働き方」アプリに、Google Apps Scriptでログイン情報を設定したユーザーのレコードを登録します。
2. Google Apps Scriptの画面で、「関数を選択」リストで「main」を選んで、[▶]ボタンをクリックします。

以下のソースコードをGoogle Apps Scriptsに貼り付けてください。

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/*
 * Workstyle share sample program
 * Copyright (c) 2019 Cybozu
 *
 * Licensed under the MIT License
 */

'use strict';

// Google Apps Scriptのスクリプトのプロパティから設定を取得
const propeties = PropertiesService.getScriptProperties();
const SUBDOMAIN = propeties.getProperty('SUBDOMAIN');
const USERNAME = propeties.getProperty('USERNAME');
const PASSWORD = propeties.getProperty('PASSWORD');
const WORKSTYLE_APP_ID = propeties.getProperty('WORKSTYLE_APP_ID');

/*
 * メイン
 */
function main() {
  const token = Utilities.base64Encode(USERNAME + ':' + PASSWORD);

  // kintoneの働き方アプリからユーザーのレコードを取得
  const workStyles = _getWorkStyle(token);

  // 今日の曜日を取得
  const today = new Date();
  const weekNumber = today.getDay();
  const dayOfWeek = ['日', '月', '火', '水', '木', '金', '土'][weekNumber];

  // その曜日に対する働き方情報がなければ、在席情報を更新しない
  if (!Object.hasOwn(workStyles, dayOfWeek)) {
    return;
  }
  const todayWorkStyle = workStyles[dayOfWeek];

  // Garoonの在席情報を更新
  _updatePresence(token, todayWorkStyle);
}

/*
 * kintoneからレコードを取得する
 * @param {string} token - 「ログイン名 + ":" + パスワード」をBase64エンコードした値
 * @return {Array.<Object>} レコード一覧
 */
function _fetchKintoneRecords(token) {
  const query = encodeURIComponent('loginName="' + USERNAME + '" order by $id desc limit 1');
  const url = 'https://' + SUBDOMAIN + '.cybozu.com/k/v1/records.json?app=' + WORKSTYLE_APP_ID + '&query=' + query;
  const options = {
    method: 'GET',
    headers: {'X-Cybozu-Authorization': token}
  };
  const resp = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  const json = JSON.parse(resp);
  return json.records;
}

/*
 * 働き方情報を取得する
 * @param {string} token - 「ログイン名 + ":" + パスワード」をBase64エンコードした値
 * @return {Object} 働き方情報
 */
function _getWorkStyle(token) {
  // kintoneからレコードを取得
  const records = _fetchKintoneRecords(token);

  if (records.length === 0) {
    return '';
  }
  const record = records[0];
  const rows = record.Table.value;

  const workStyles = {};

  // テーブルの内容を、曜日をプロパティに持つオブジェクトに整形する
  // 例：{ '月':{'location':'自宅', 'seat':''}, '日':{'location':'会社', 'seat':'S-001'}, ...}
  rows.forEach((element) => {
    const row = element.value;
    row.week.value.forEach((w) => {
      const workStyle = {
        location: function() {
          if (row.location.value === '会社') {
            if (record.seat.value) {
              return '固定席';
            }
            return 'フリー席';
          }
          return row.location.value;
        },
        seat: function() {
          if (row.location.value === '会社' && record.seat.value) {
            return record.seat.value;
          }
          return '';
        }
      };
      workStyles[w] = workStyle;
    });
  });
  return workStyles;
}

/*
 * Garoonの在席情報を更新する
 * @param {string} token - 「ログイン名 + ":" + パスワード」をBase64エンコードした値
 * @param {Object} workStyle - 今日の働き方
 */
function _updatePresence(token, workStyle) {
  const url = 'https://' + SUBDOMAIN + '.cybozu.com/g/api/v1/presence/users/code/' + USERNAME;
  const body = {
    status: {code: workStyle.location()},
    notes: workStyle.seat()
  };
  const options = {
    method: 'PATCH',
    headers: {
      'X-Cybozu-Authorization': token,
      'Content-Type': 'application/json'
    },
    payload: JSON.stringify(body)
  };
  UrlFetchApp.fetch(url, options);
}

今回のプログラムのポイントは次のとおりです。

• 46-56行目：
  • 「働き方」アプリから、「ログイン名」フィールドがGoogle Apps Scriptのスクリプトのプロパティで設定したUSERNAMEに一致するレコードを1件取得します。
  • UrlFetchApp.fetch では、GETのときにリクエストパラメーターをつけてリクエストできないため、 複数のレコードを取得する を利用します。
• 63-101行目：
  • 働き方の詳細が記録されているテーブルの中身を使って、曜日のプロパティをもつオブジェクトに整形します。
  • 「場所」フィールドの値が "会社" かつ「座席番号（固定席の場合のみ）」フィールドに値があれば、「固定席」とします。
  • 「場所」フィールドの値が "会社" かつ「座席番号（固定席の場合のみ）」フィールドが空の場合、「フリー席」とします。
• 108-123行目：
  • Garoonの 在席情報を更新する（ログイン名を指定） を使って、在席情報を更新します。

今回、固定席の場合はkintoneのレコード情報を使って「メモ」に座席番号を表示しました。
手動での設定になりますが、フリー席も在席情報の「メモ」（参照： 在席情報の変更 ）に「xxxの近く」と設定すると、より詳細な情報も伝えることができるのでおすすめです。

このサンプルではGoogle Apps Scriptでログイン情報を設定したcybozu.comユーザーのGaroon在席情報のみを更新しますが、コードを書き換えることで「働き方」アプリに設定した全員分の在席情報も更新できます。

利用しているAPI

• Garoon REST API
  • 在席情報を更新する（ログイン名を指定）
• kintone REST API
  • 複数のレコードを取得する

このTipsは、2020年3月版Garoonとkintoneで動作を確認しています。