サイボウズが無償提供する「連携コネクタ プレリリース版（β版）」を使うと、kintoneとMicrosoft 365の主要なクラウドサービスをノーコードで簡単に連携できます。

kintoneのスケジュールをOutlookに登録する方法 では、1名の出席者を対象とした連携方法を紹介しました。
しかし、実務では会議や訪問の予定に複数人で参加することが多く、kintoneに登録した出席者情報をまとめてOutlook予定表に登録したいケースが一般的です。
さらに、予定を登録するユーザーごとにMicrosoft 365の認証が必要となるため、ユーザー数が増えるほどシナリオも増え、管理やメンテナンスの負担が大きくなるという課題もありました。

本記事では、これらの課題を解消するために「1つのシナリオで複数人の出席者をまとめてOutlook予定表へ自動登録する方法」を紹介します。

• 連携コネクタの基本的な設定を理解している方
• 実用的な連携コネクタの使い方を知りたい方
• 入門編の kintoneのスケジュールをOutlookに登録する方法 の記事を読んだ方
• kintoneとOutlookの連携をもっと活用したい方

この連携は、次のようなユースケースで活用できます。

• kintoneに登録した営業活動の訪問予定を、Outlook予定表へ自動で反映したい。
• 複数人で参加する予定を、まとめてOutlook予定表へ登録したい。
• Microsoft 365の認証を1つに集約し、シナリオ数を増やさずに運用・メンテナンスの負担を減らしたい。

今回は「kintoneの活動履歴アプリから複数の出席者を設定し、Outlookの予定に登録する」シナリオを作成します。
具体的には、会議の出席者をkintoneのテーブルに登録し、連携コネクタの「繰り返し」「変換テーブル」「表データ」を組み合わせることで、出席者が何名いても1つのシナリオで柔軟にOutlook予定へ連携できるしくみを構築します。

さらに、連携コネクタ専用のMicrosoft 365ユーザーを1つ作成して認証を共通化し、シナリオを1本に集約する方法も合わせて解説します。
これにより、シナリオの集約と管理・メンテナンスの工数削減が実現できます。

kintoneとOutlookの連携シナリオ例は次のとおりです。
次の画像をクリックして、確認してください。

kintoneのスケジュールをOutlookに登録する方法 で作成した「活動履歴」アプリをベースに、出席者を複数人登録できるように修正します。

1. 出席者フィールドと、出席者メールアドレスフィールドをテーブルに変更します。

   

2. テーブル名を「出席者一覧」とします。

   

複数の出席者に対応するため、変換テーブルを使用します。
作成する変換テーブルは、kintoneの出席者一覧テーブルへ入力されたメールアドレスを一時的に保持し、Outlookの予定登録処理で参照する作業用テーブルです。
通常は、変換テーブルのレコードは空の状態となっている必要があるため、シナリオの最後でレコードを削除します。

変換テーブルの詳細は 変換テーブルの使い方 を参照してください。

1. 変換テーブルの基本設定
   変換テーブル作成画面で基本設定タブを選択し、次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   テーブル名	メールアドレス取得テーブル
   キー列名	メールアドレス取得キー
   編集権限	所有者と管理者のみ

2. 変換バリュー列の設定
   次の変換バリュー列名を設定します。

   • レコード番号
   • メールアドレス

連携コネクタで、kintoneとOutlookを連携するシナリオを作成します。

シナリオの流れを構成する、イベントとアクションのステップを作成していきます。
今回作成するのは「kintoneの活動履歴アプリから複数の出席者を設定し、Outlookの予定に登録する」シナリオです。
シナリオ全体の流れは次のとおりです。

1. レコード追加時にレコード情報を取得するイベント

2. 出席者一覧を変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」に登録する繰り返しアクション
   2.1. 繰り返しの開始イベント
   2.2. フィールド関数を実行するアクション
   2.3. レコード追加アクション

3. 変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」を取得するアクション

4. 取得した変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」のデータを集約した、表データを作成するアクション

5. 集約後の表データからOutlookに登録するメールアドレスを取得するアクション

6. Outlookの予定表へ予定を登録するアクション

7. 変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」のデータを削除する繰り返しアクション
   7.1. 繰り返しの開始イベント
   7.2. レコード削除アクション

kintoneの「活動履歴」アプリにレコードが追加されたタイミングで、レコード情報を取得するイベントのステップを作成します。
次の表を参考にイベントを設定します。

設定項目	設定内容
アプリ選択	kintone
イベント選択	レコード追加/編集の検知
検知するイベントの種類	追加

設定後はサンプルデータが取得できることを確認します。

kintoneの出席者一覧テーブルに登録されたメールアドレスを、変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」に登録するブロックを作成します。
ブロック内では一般コネクタの「フィールド関数を実行する」アクションと、変換テーブルの「レコードの追加」アクションを組み合わせて使用します。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	一般
   アクション選択	繰り返し

2. [基本設定]では以下のように設定します。

   設定項目	設定内容
   繰り返し対象	Array（"record"/"出席者一覧"/"value"）
   エラー時に繰り返しをスキップ	する

3. [ブロックを開く]をクリックして、繰り返しアクションのブロック内に移動します。
   

   

4. ブロック内では、出席者一覧テーブルのメールアドレスを変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」に登録するため、次のステップを作成します。

   

   2.1. 繰り返しの開始イベント
   2.2. フィールド関数を実行するアクション
   2.3. レコードの追加アクション

5. （ブロック内）2.1. 繰り返しの開始イベント

   ブロック内の最初のステップに[繰り返しの開始]が表示されます。
   特に変更する箇所はないため、そのまま[完了して次へ]をクリックします。

6. （ブロック内）2.2. フィールド関数を実行するアクション

   変換テーブルの準備 で説明したとおり、変換テーブルのレコードは最終的に削除します。
   削除時に対象レコードを正しく特定できるよう、フィールド関数を使用して一意のキーを作成します。
   このステップでは、レコード番号とメールアドレスを連結した文字列を生成し、変換テーブルのキー列「メールアドレス取得キー」に設定します。

   1. 次の表のとおりに設定します。

      設定項目	設定内容
      アプリ選択	一般
      アクション選択	フィールド関数を実行する

      

   2. [基本設定]で次の表と画像を参考に設定し[次へ]をクリックします。

      設定項目	設定内容
      式フィールド1_文字列	CONCAT(レコード追加/編集の検知 > record > レコード番号 > value, 繰り返しの開始 > item > value > 出席者メールアドレス > value)

      フィールド関数と出力データは、画面右側のリストから選択して設定します。
      フィールド関数CONCATは、複数の文字列を連結する関数です。
      

      

      出力データを入力する場合は「出力データ」タブを選択し、フィールド関数で使用する出力データを選択します。
      

      

      問題がなければ、[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

7. （ブロック内）2.3. レコードの追加アクション

   1. 次の表のとおりに設定します。

      設定項目	設定内容
      アプリ選択	変換テーブル
      アクション選択	レコードの追加
      変換テーブル選択	メールアドレス取得テーブル

   2. [基本設定]で次の表のとおりに設定し[次へ]をクリックします。

      設定項目	設定内容
      メールアドレス取得キー	フィールド関数を実行する > expression_string
      レコード番号	レコード追加/編集の検知 > record > レコード番号 > value
      メールアドレス	繰り返しの開始 > item > value > 出席者メールアドレス > value

      

   3. 「テスト実行」で変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」にレコードが追加されることを確認します。
      問題なければ[ホーム]をクリックして、繰り返しステップに戻ります。

8. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示されることを確認します。
   問題がなければ、[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

次に、変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」を取得するアクションのステップを作成します。
後続のステップで、変換テーブルのデータを利用するために必要なステップです。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	変換テーブル
   アクション選択	複数レコードの取得
   変換テーブル選択	メールアドレス取得テーブル

   

2. [基本設定]で次のように設定し[次へ]をクリックします。

   設定項目	設定内容
   レコード番号	レコード追加/編集の検知 > record > レコード番号 > value
   検索条件	完全一致

   

3. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示されることを確認します。
   問題がなければ[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

次に、取得した変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」のデータを集約した、表データを作成するアクションのステップを作成します。
Outlookの予定表登録時に、出席者が複数人の場合はメールアドレスをカンマ区切りで指定する必要があるため、変換テーブルのデータをカンマ区切りで結合した表データを作成します。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	表データ
   アクション選択	表データの集計/集約

2. [基本設定]で次の表のとおりに設定し[次へ]をクリックします。

   設定項目	設定内容
   対象の表データ	表内容
   作成する表データの名前	アドレスをカンマでつなげた表（任意の名前）

   

3. [基準列の設定]で「基準列設定を追加」をクリックします。

4. 基準列名に「レコード番号」を選択し、[追加]をクリックし、[次へ]をクリックします。

5. [集計/集約列の設定]で「集計/集約列設定を追加」をクリックし、次の表のとおりに設定します。
   設定が完了したら、[追加]をクリックし、[次へ]をクリックします。

   設定項目	設定内容
   集計後の列名	出席者のメールアドレスをカンマで結合（任意の列名）
   集計/集約パターン	文字列の結合
   文字列結合する列	メールアドレス
   区切り文字	,

   

6. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示されることを確認します。
   この時点では繰り返し処理が行われておらず、テストで実行されるデータは1件のみのため、カンマ区切りのデータにはなりません。
   問題がなければ、[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

次に、集約後の表データからOutlookに登録するメールアドレスを取得するアクションのステップを作成します。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	表データ
   アクション選択	単一行の取得

2. [基本設定]で次の表のとおりに設定し[次へ]をクリックします。

   設定項目	設定内容
   表データ	ステップ4で作成した表内容

   

3. [検索条件]で次の表のとおりに設定し[次へ]をクリックします。
   設定項目のタイトルが数値の「0」になっていますが、問題ありません。

   設定項目	設定内容
   0	レコード追加/編集の検知 > record > レコード番号 > value
   検索条件	完全一致

   

4. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示されることを確認します。
   問題がなければ、[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

次に、Outlookの予定表へ予定を登録するアクションのステップを作成します。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	Outlook
   アクション選択	予定表のイベントの作成

2. [認証コネクタ選択]で、[新しいコネクタを追加]をクリックします。

3. [認証コネクタ作成]で、「タイトル」に任意の値を入力します。
   続いて[認証]をクリックします。

4. Microsoft 365アカウントへのログイン画面が表示されるので、アカウントを選択するか、ログイン情報を入力します。
   ここで、連携コネクタ専用のMicrosoft 365共有アカウントを作成し使用することで、個別認証が不要になります。
   シナリオをユーザーごとに設定する必要がなくなり、シナリオの管理やメンテナンスが容易になります。

5. 認証に成功したら[コネクタ作成]をクリックし、[次へ]をクリックします。

6. [ユーザーの選択]でOutlookの認証ユーザーのメールアドレスを入力し[次へ]をクリックします。

7. [基本設定]で次の表を参考に設定し[次へ]をクリックします。

   設定項目	設定内容
   予定表	Calendar（デフォルト）
   タイトル	レコード追加/編集の検知 > record > タイトル > value（レコード追加/編集の検知 > record > 会社名 > value様）
   説明	レコード追加/編集の検知 > record > 案件名 > value：レコード追加/編集の検知 > record > 内容 > value
   開始日時	レコード追加/編集の検知 > record > 対応日付 > valueTレコード追加/編集の検知 > record > 開始時刻 > value:00
   終了日時	レコード追加/編集の検知 > record > 対応日付 > valueTレコード追加/編集の検知 > record > 終了時刻 > value:00
   出席者	単一行の取得 > 出席者のメールアドレスをカンマで結合
   Teams会議にする	「はい」にするとTeams会議のリンクが予定に追加されます。

   

8. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、Outlookに予定が登録されることを確認します。
   問題がなければ、[完了して次へ]をクリックして、次のステップに進みます。

最後に、変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」のデータを削除する繰り返しアクションのステップを作成します。
シナリオ実行ごとに変換テーブルのレコードが作成されるため、削除せずに使い続けると行数上限の1,000行に達してしまいます。
変換テーブルが空の状態から処理を開始できるよう、シナリオの最後で、追加したレコードを削除するようにします。

1. 次の表のとおりに設定します。

   設定項目	設定内容
   アプリ選択	一般
   アクション選択	繰り返し

2. [基本設定]では以下のように設定します。

   設定項目	設定内容
   繰り返し対象	メールアドレス取得テーブル
   エラー時に繰り返しをスキップ	する

3. [ブロックを開く]をクリックして、繰り返しアクションのブロック内に移動します。
   ブロック内では、変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」のデータを削除するため、次のステップを作成します。

   

   7.1. 繰り返しの開始イベント
   7.2. レコード削除アクション

4. （ブロック内）7.1. 繰り返しの開始イベント

   [繰り返しの開始]が表示されます。
   特に変更する箇所はないため、そのまま[完了して次へ]をクリックします。

5. （ブロック内）7.2. レコードの削除アクション

   1. [アプリ選択]で「変換テーブル」を選択し[次へ]をクリックします。

   2. [アクション選択]で「レコードの削除」を選択し[次へ]をクリックします。

   3. [変換テーブル選択]で、変換テーブル「メールアドレス取得テーブル」を選択し[次へ]をクリックします。
      

      

   4. [基本設定]で次の表のとおりに設定し[次へ]をクリックします。
      メールアドレス取得キーには、フィールド関数で設定したレコード番号+メールアドレスの値になる項目を指定します。
      項目名はランダム文字列となるため、画面右側のリストから選択してください。

      設定項目	設定内容
      メールアドレス取得キー	繰り返しの開始 > item > レコード番号+メールアドレスの項目

      

   5. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示され、変換テーブルのデータが削除されることを確認します。
      問題がなければ、[ホーム]をクリックして、繰り返しステップに戻ります。

6. [出力確認]で[テスト実行]をクリックし、「テスト実行が完了しました」と表示されることを確認します。

以上で、シナリオの作成は完了です。

kintoneの活動履歴アプリでレコードを追加し、シナリオが正常に実行されることを確認します。
その後、出席者として指定したMicrosoft 365アカウントでOutlookにサインインし、連携コネクタ専用のMicrosoft 365ユーザーから、参加者として予定が正しく登録されているか確認します。

本記事では、kintoneの活動履歴アプリに登録された出席者情報を利用して、複数人分の予定をOutlook予定表へノーコードで自動登録するシナリオの作り方を紹介しました。
繰り返し処理・変換テーブル・表データを組み合わせることで、出席者数に依存しない柔軟な連携を実現でき、実務でもそのまま活用できる構成になっています。

また、Microsoft 365の認証を1つに集約する方法により、シナリオをユーザーごとに分ける必要がなくなり、運用やメンテナンスの負担も大幅に軽減できます。
今回の手順を応用すれば、他のkintoneアプリや複数メンバーが関わる業務にも幅広く展開できます。

さらに詳しく試したい方は、プレリリース版（β版）を無料でお申し込みください。
連携コネクタ プレリリース版（β版）