サイボウズが提供する「連携コネクタ」を使うと、kintoneとMicrosoft 365の主要なクラウドサービスをノーコードで連携できます。
本記事では、Outlookの受信メールを、kintoneの問い合わせ管理アプリへ自動転記する方法を紹介します。

今回は「Outlookで受信した問い合わせメールを、kintoneの問い合わせ管理アプリに登録する」シナリオを作成します。
フォームから届く問い合わせメールの件名には「問い合わせ」が含まれる想定です。
件名のフィルターの値を「問い合わせ」として、自動転記するメールを絞り込みます。

シナリオは、次の2つのステップで構成します。

1. Outlookのメール受信を検知するイベント
2. 検知したメールからkintoneにレコードを追加するアクション

自動転記先として、アプリストアの「問い合わせ管理」アプリを追加します。

1. kintoneのアプリストアで「問い合わせ管理」を選択します。
2. 「サンプルデータを含める」のチェックを外します。
3. ［このアプリを追加］をクリックします。
4. 追加した「問い合わせ管理」アプリのフォームから、次のフィールドを削除します。
   • ご担当者名
   • 問い合わせ種別
5. 文字列（1行）フィールドを追加し、フィールド名を「メールアドレス」にします。
6. フォームを保存し、アプリを更新します。

今回のシナリオで値を設定するのは、顧客名、メールアドレス、受付日時、対応状況、詳細です。
対応担当者、期限、対応履歴は、レコード登録後にkintone上で入力します。

連携コネクタで、Outlookとkintoneを連携するシナリオを作成します。

次のページを参考に設定してください。
シナリオを作成する

シナリオの流れを構成する、イベントとアクションのステップを作成します。
次の順番で2つのステップを作成します。

1. Outlookのメール受信を検知するイベント
2. 検知したメールからkintoneにレコードを追加するアクション

Outlookのメール受信を検知するイベント

はじめに、Outlookでメールの受信を検知するイベントを作成します。
利用するイベントは「メール受信の検知」です。

1. [アプリ選択]で「Outlook」をクリックします。

2. [イベント選択]で、「メール受信の検知」を選択します。

3. [認証コネクタ選択]で、[新しいコネクタを追加]をクリックします。

4. [認証コネクタ作成]で、「タイトル」に任意の値を入力します。
   続いて[認証]をクリックします。

5. Microsoft 365アカウントへのログイン画面が表示されるので、アカウントを選択するか、ログイン情報を入力します。
   問い合わせメールを受信するアカウントを選択します。

6. 認証に成功したら[コネクタ作成]をクリックし、[次へ]をクリックします。

7. [基本設定]で、検知するフォルダーを選択し、[次へ]をクリックします。
   問い合わせメールを受信するフォルダー（受信トレイなど）を選びます。

8. [フィルター条件]で、件名に「問い合わせ」と入力します。
   本文、差出人、添付ファイルは指定しません。
   添付ファイルは「指定なし」のままにします。
   設定したら[次へ]をクリックします。

   

9. フィルター条件に合うメールを、手順7で選んだフォルダーに受信しておきます。
   件名を「問い合わせ」とし、本文には「動作確認」で示すメール例を入力します。

10. [サンプル取得]をクリックし、受信したメールの内容が出力データに表示されることを確認します。

11. [完了して次へ]をクリックします。

検知したメールからkintoneにレコードを追加するアクション

次に、検知したメールからkintoneにレコードを追加するアクションを作成します。
利用するアクションはkintoneの「レコードの追加」です。

1. [アプリ選択]で「kintone」をクリックします。

2. [アクション選択]で、「レコードの追加」をクリックします。

3. [認証コネクタ選択]で、[新しいコネクタを追加]をクリックし、kintoneの認証情報を設定します。
   設定方法は次のページを参照してください。
   kintone認証コネクタを作成する

4. [基本設定]で、追加先に「問い合わせ管理」アプリを選択します。
   各フィールドの入力欄をクリックし、右側の出力データから次の項目を設定します。
   対応状況は、カスタム入力をオフにして「未対応」を選択します。

   フィールド名	設定内容
   顧客名	name
   詳細	content
   受付日時	sentDateTime
   対応状況	未対応（カスタム入力オフ）
   メールアドレス	address

   

5. [テスト実行]をクリックし、「問い合わせ管理」アプリにレコードが追加されることを確認します。

6. 右上の[保存]をクリックし、「シナリオ有効化」をONにします。

以上で、シナリオの作成は完了です。

問い合わせ用のメールアドレスに、次のメールを送信します。

項目	内容
件名	問い合わせ
本文	初めてご連絡します。現在、業務改善に伴い、御社製品の導入を検討しています。 機能の詳細がわかる資料や、お見積もりをいただくことは可能でしょうか。 お手すきの際にご確認のほど、よろしくお願いします。

メールの受信を検知するまで、最大で10分かかります。
「問い合わせ管理」アプリに、次の内容でレコードが追加されていることを確認します。

• 顧客名に、送信者の名前が入っている。
• メールアドレスに、送信者のメールアドレスが入っている。
• 詳細に、メールの本文が入っている。
• 受付日時に、メールの送信日時が入っている。
• 対応状況が「未対応」になっている。

件名に「問い合わせ」を含まないメールを送信し、レコードが追加されないことも確認します。

本記事では、連携コネクタを使って、Outlookの受信メールをkintoneの問い合わせ管理アプリへ自動転記する方法を紹介しました。

今回はメール本文をそのまま「詳細」に登録しましたが、フィールド関数で正規表現を使う方法もあります。
メール本文から項目ごとの値を抜き出すと、Webフォームの項目どおりの内容でkintoneにレコードを登録できます。
問い合わせの内容をより細かく管理したい場合は、ぜひ試してみてください。