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コーディングなしで超簡単！kintoneのWebhookでGmailに通知する

目次

はじめに

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kintoneのWebhook機能を使って、Gmailと連携する具体例を紹介します。

なぜkintone Webhookがすごいのか

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kintone導入検討中のお客様から「通知を見るときは必ずkintoneにログインしないといけないの？」や「メールに送れないの？」という質問をよくもらいます。
そして、プログラミングによるカスタマイズが必要なことをお伝えすると、急激にテンションが下がっていく様子でした。

しかし、kintoneのWebhook機能を使用すればプログラミングの知識がなくてもカスタマイズと同等のことが簡単に低コストで実現できます。
Webhook機能を利用するためには、スタンダードコース以上の契約が必要です。

Webhook機能の概要

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Webhookとは、Webアプリケーション同士が連携するときの考え方のひとつです。
Webアプリケーションでイベントが実行された際、外部サービスにHTTPで通知するしくみです。
kintoneのWebhook機能を利用して、アプリのレコード追加、編集、ステータスの更新を外部サービスに通知できます。

どんなメールが届くの？

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今回はkintoneのレコード追加を下記メールのイメージで通知します。

静止画を送ることはできませんが、YouTube動画のURLを添付すると上のように自動でサムネイルが表示されるようになっていました。（GmailのPC版のみ）

準備

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kintoneとGmailだけの場合では完全なノーコーディングの実現が難しいため、中継にZapierというサービスを使います。
Zapierを使うことでkintoneから送るJSON形式データを連携先サービスに合わせて変換する処理が不要になります。

用意するもの

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アプリケーション名 説明
Gmailアカウント 送信元に使います。
kintoneアプリ レコードを追加して通知したいアプリを用意します。
フィールドはメールのタイトルに表示したい項目と、本文に表示したい項目の文字列やドロップダウンフィールドなどを2つ以上をご用意ください。
あとでZapierでプレビューを確認しながら選択できるため、フィールドコードを厳密に決める必要はありません。
Zapierアカウント Zap（後述）を作成するのに使います。
数に制限はありますが無料プランのアカウントでもZapを作成できます。

Zapとは？

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Zapierにおけるサービス間連携のレシピのようなもので、名前をつけて保存できます。
トリガーとアクションで構成されています。
今回は「kintoneにレコードが追加されたら」をトリガー、「Gmailに通知を飛ばす」をアクションとして設定します。

Zapierアカウント作成

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  1. Zapierのサイト (External link) にアクセスし、「Sign Up」をクリック
  2. 必要事項を記入して「Get Started Free」をクリック

ZapierからWelcomeメールが送られてきて、無料アカウント作成完了です。

Zapierとkintoneの設定手順

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概要

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Zapを作る設定（Make a Zap）の概要は以下のとおりです。

  • [TRIGGER]Set up this step - トリガーの設定

    • Choose App - 連携元アプリを選びます。
    • Choose Trigger - 連携を起こすためのトリガーを選びます。
    • Test this Step - トリガーをテストします。

  • [ACTION]Set up this step - アクションの設定

    • Choose App - 連携先アプリを選びます。
    • Choose Action - どんなアクションをするかを選びます。
    • Set up Template - 送るデータを成形します。
    • Test this Step - トリガーとアクションをテストします。

ではさっそくレッツMake a Zap!

手順

  1. サインアップ後の画面で、「Create Zap」をクリックします。

  2. Dashboardの画面が表示されます。

Make a Zap! ～トリガー設定編～

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  1. 「Name your Zap...」と「Add a note」に適当なタイトルとメモを記入します。

  2. 「Choose App」で下の方にある「Webhooks」を選択し、「Save + Continue」をクリックします。
    ここでは、kintoneは選択しないでください。

  3. 「Choose Trigger」で「Catch Hook」を選択し、「Save + Continue」をクリックします。

  4. 「Set Up Options」では空欄で「Continue」をクリックします。

  5. 「Test this Step」で、Zapierに送る先のURLが生成されるため、それを「Copy to clipboard」でクリップボードにコピーします。

  6. kintoneに移動します。アプリの設定で「Webhook」をクリックします。

  7. Webhookの追加画面で「＋」をクリックしてStep5でコピーしたURLをペーストします。
    「通知を送信する条件」に「レコードの追加」をチェックして、「保存」をクリックします。
    貼り付けたURLのhttps://部分は不要のため削除してください。

  8. 設定を保存し、kintoneのアプリを更新します。

  9. Zapier側でいったんテストフックを受け取るため、トリガーに設定できているかテストします。
    今回はレコード追加です。新規レコードを入力し保存します。

  10. ZapierのEdit Step画面に戻り、「OK, I did this」をクリックします。

  11. テストフックの受け取りが成功すると、以下のような表示になります。
    タイミングによりテストが成功しない場合は何度か試してみてください。
    これでトリガーとなるkintoneの設定はおわりです。

Make a Zap! ～アクション設定編～

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  1. アクションの設定で、「Gmail」を選択します。

  2. 「Choose Action」で「Send Email」を選択して「Save + Continue」を選択します。

  3. 「Choose Account」でGmailアカウントを指定します。「Connect a New Account」をクリックします。

  4. GoogleのWindowが開きます。Gmailにログインして「許可」をクリックします。

  5. Zapierに戻り、「Test」を成功すると以下の画面になります。「Save + Continue」をクリックします。

  6. メールテンプレートの設定画面です。
    宛先メールアドレス、Subject欄（メールタイトル）、Body欄（本文）を自由にカスタマイズしていきます。
    宛先は複数指定できます。Zapを作成後に修正するときは、この画面で再度編集できます。

    メールタイトル、本文等では、右上の「＋」をクリックして、kintoneのフィールドを指定できます。

    今回は、以下のフィールドを利用してメールテンプレートを作成しました。

    項目 フィールド
    タイトル Question のValue
    本文 URL のValueと 文字列__複数行__1 のValue

    設定が終わったら「Continue」をクリックします。

  7. 最後に「Test this Step」で確認画面が出て、「Create & Continue」をクリックします。

  8. 宛先のGmailにメールが届いたことを確認し、「YOUR ZAP IS」を「OFF」から「ON」に設定します。
    これで設定完了です！

おわりに

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kintone Webhookを簡単に試す方法を紹介しました。ぜひ試してみてください。
ZapierでGmail以外のサービスもkintoneと簡単に連携できるため、kintoneと他サービス連携の定番としてZapier自体も使い方の可能性が広がりそうです。